Minha estrutura para anotar chamadas de prospecção
Sim, ainda uso papel para anotar minhas calls..e tenho bons motivos pra isso (pelo menos eu acho rs)
Em um mundo cada vez mais automatizado, parece até estranho dizer isso… e muitos até julgam, já que hoje em qualquer reunião já vem com a IA embarcada: gravando, transcrevendo, organizando highlights e até sugerindo follow-ups.
Mas mesmo com todos esses recursos, que eu uso demais, eu eu ainda tenho um bloquinho de papel do meu lado quando vou entrar em chamadas/reuniões.
E essa prática já me acompanha há mais de 7 anos.
Sabe por quê?
Porque a IA é ótima para capturar os detalhes, mas é o papel me ajuda a entender melhor e visualizar a conversa.
Ele não é linear e funciona como um apoio visual imbatível (ao menos para mim).
Três motivos pelos quais continuo anotando no papel:
Compreensão e retenção de conteúdo
Quando escrevo e desenho, absorvo melhor. Vários estudos mostram que o ato de escrever ativa áreas diferentes do cérebro e ajuda a consolidar o aprendizado… isso na prática se traduz em melhores perguntas e escuta mais ativa.Ter um papel ativo durante a conversa
Escrever me mantém presente... é como se meu cérebro dissesse: “presta atenção", e além disso eu uso as anotações para recapitular.Estruturar melhor os pensamentos
O papel me dá liberdade visual: posso fazer desenhos, conexões, setas, blocos… organizar ideias não-lineares sem depender do formato padrão de uma ferramenta digital (da esquerda para a direita, de cima para baixo).
Quando vou conversar com alguém, priorizo ter um papel e caneta a mãos.
Como organizo minhas anotações de vendas (a estrutura que uso até hoje):
Essa estrutura começou como uma folha dividida em 4 blocos. Hoje já é automático, mas durante muito tempo eu seguia a risca.
1. Pesquisa e hipótese
Antes da call, escrevo o básico:
• Quem é a pessoa?
• Qual o papel dela na empresa?
• Que dores ela pode ter, considerando o segmento?
• Qual foi o gatilho do nosso contato?
Aqui vale ser breve e objetivo. É um bloco que me ajuda a lembrar o “porquê” do contato e evitar chegar na reunião sem contexto. Evito anotar demais para não me perder no excesso.
2. Qualificação
Aqui entram os critérios que mostram se faz sentido avançar:
• Existe um SLA claro?
• Ta dentro do SPIN + BANT?
Sem essas respostas, é muito fácil cair na ilusão de que “foi uma boa reunião”, quando na verdade você só teve uma boa conversa sem compromisso.
3. Notas gerais
É o maior espaço da folha.
Uso para anotar insights, frases importantes do lead, objeções, palavras-chave, sinais de que o lead está engajado ou confuso…
Gosto de usar recursos visuais:
• bullet points
• desenhos simples
• setas
• balõezinhos de fala com citações
Tudo isso me ajuda a navegar a conversa depois, especialmente se eu precisar recapitular para montar proposta, enviar e-mail ou compartilhar com alguém como foi a chamada.
4. Notas pessoais + próximos passos
Esse bloco é pequeno, mas hiper importante.
É aqui que anoto impressões pessoais, exemplo:
• O lead era mais racional ou emocional?
• Ele foi direto ou prolixo?
• Riu de uma piada ou ficou na defensiva?
• Mencionou algo fora do script que pode ser gancho no futuro?
Anoto essas impressões porque elas me ajudam também a me preparar melhor para o próximo encontro.
E no cantinho deixo registrados os próximos passos:
• qual foi o combinado?
• o que preciso enviar?
• próxima data marcada?
• canal de contato (email, WhatsApp, etc)?
Essa estrutura virou meu passo a passo mental:
pesquiso ➝ qualifico ➝ anoto ➝ faço notas extras ➝ defino próximos passos
Com o tempo, ficou natural, mas no início eu até desenhava essas divisões na folha!
Inclusive, tem algo que uso até hoje:
Se preciso lembrar de algo MUITO específico, tipo mudar uma palavra, eu anoto no topo da página.
Por exemplo, quando eu precisava parar de falar “reunião” e usar “demonstração”, eu escrevia DEMO no topo.
Simples e funcional.
No fim, não existe fórmula mágica.
Cada pessoa tem seu estilo.
Alguns se adaptam melhor ao digital, outros preferem o papel.. e tudo bem.
O ponto é: não subestime o impacto de ter uma estrutura.
Ela não serve só pra lembrar do que foi dito. Ela te dá clareza e segurança para ter uma conversa fluida.
Agora me conta:
Como você organiza suas anotações nas calls? Ainda usa papel, confia só na IA, ou tem um meio-termo também?
Adoraria saber como isso funciona no teu dia a dia.
Obrigada pela leitura e até a próxima terça!