Seu tempo é finito, mas sua lista de tarefas não!
3 insights que vão te ajudar a organizar, priorizar e realizar tarefas
“Não pense por muito tempo, faça. Mas não faça por muito tempo, pense.” Confúcio.” – Confúcio
Se organize para ter tempo. Descanse. Faça coisas divertidas!
Essa será uma news será prática e objetiva.
Se você tem dificuldades em visualizar, finalizar projetos e ter tempo de lazer, pegue 2 folhas de papel, uma caneta, abra seu calendário e separe 7 minutos para leitura e exercício.
Vamos lá?
Pare de encarar o tela do computador sem saber o que fazer
Quantas vezes você ficou parado na frente do computador, encarando a tela e pensando em tudo e em nada ao mesmo tempo, e no final pegou o celular para “dar uma olhadinha” e acabou ficando pelo menos 5 minutos rolando o feed até se lembrar do que tinha que fazer?
Eu já passei por isso várias vezes, e ainda passo, quando não tenho clareza do que preciso fazer.
E sendo bem honesta, não tem problema nenhum pegarmos o celular para conferir o insta ou fazer alguma busca em sites no meio do dia para dar uma “espairecida", desde que isso não se torne um problema de procrastinação.
E criar listas pode nos salvar ou até mesmo nos derrubar, criando a ilusão de que estamos sendo produtivos, quando na verdade finalizamos o dia frustrados por não termos terminado nem metade da lista.
Ou seja, criar uma lista é satisfatório, mas não é o suficiente, já que as tarefas não se concluirão sozinhas.
Quantas coisas você tem na cabeça neste instante?
Provavelmente muitas!
Coloque tudo que você tem que fazer em uma folha. Sério, vai por mim. Anote tudo que vem a sua mente neste instante: tirar o lixo, mandar e-mail para X pessoas, responder Ana, Maria e João, lavar roupa, criar uma lista com 50 contatos, pagar conta de luz, ligar para a mãe, postar no LinkedIn, marcar restaurante etc
Nosso tempo é finito, mas nossas listas podem ser infinitas!
Então apenas fazer uma “to-do list” pode te frustrar.
Por isso, vou trazer alguns recursos que eu uso e que são comprovadamente eficientes para que a lista não fique apenas no papel.
Priorização da lista
Agora que você está com a sua lista em mãos, eu quero que você faça o seguinte
Pegue sua folha de papel limpa e crie 3 divisões: casa+pessoal, trabalho, projetos
Tudo que envolver questões de casa + pessoal você vai colocar ali
Tudo que envolve trabalho na categoria de trabalho
Tudo que é projeto na lista de projeto
Sua lista já está começando a ficar organizada e você já começa ter clareza do que precisa resolver.
Agora vamos para a segunda parte:
É comum criamos listas das tarefas mais importantes as menos importantes, mas quero que você faça o seguinte:
Circule o que é alta prioridade e o que é baixa prioridade para hoje
Tente deixar no máximo 5 coisas em cada categoria
Adicione mais detalhes em cada tarefa. Ex: preciso marcar restaurante, mas antes preciso confirmar com a minha amiga a data, ou seja, eu preciso de um passo anterior e que não depende apenas de mim, e isso precisa estar visível.
Regra dos 2 minutos
Essa regra ficou mundialmente conhecida depois que David Allen a divulgou no livro “A arte de fazer acontecer” (Getting things done).
O autor é conhecido por seus conteúdos sobre gestão de tempo e produtividade, e essa técnica é bastante simples:
Vá na sua lista e sinalize as tarefas que você pode fazer em até 2 minutos, e faça. Simples assim.
Se você começou uma tarefa que deveria demorar 2 minutos, mas demorou mais, considere abandoná-la no momento.
Essa técnica nos ajuda a identificar tarefas rápidas e agir imediatamente, ao invés de ficar pensando na tarefa sem ação nenhuma.
Ex: você precisa levar o lixo para rua, mas isso demoraria mais de 2 minutos, então o que você pode fazer agora é tirá-lo do cesto de lixo e colocar na porta para que você não esqueça.
O pulo do gato
Criar listas e categorizá-las é satisfatório, mas para que você fique menos frustado, você precisa de mais um recurso: uma agenda
A agenda deve virar sua melhor amiga, desde que você não cometa um erro de colocar cada tarefa que precisa fazer, afinal, somos humanos e não robôs.
Essa é a minha agenda de hoje, 11/03/2025:
Será um dia “semi intenso", mas como tenho clareza da agenda, não preciso ficar frustrada por não conseguir resolver nenhuma tarefa “pessoal". Caso eu lembre de algo para resolver, adiciono na lista, tento encaixar nos espaços em branco, no almoço ou na lista seguinte.
Sempre que termino a tarefa antes do tempo aproveito para descansar, fazer um café, responder wpp, dar uma olhada na rede social, assistir algum vídeo etc.
E tarefas que sei que preciso de mais tempo, ex: analisar deals e criar um roteiro, eu bloqueio a agenda por mais horas e faço blocos de atividades usando o pomodoro.
Ps1.: Hoje eu acordei às 5am para conseguir ler e adiantar algumas coisas pessoais
Ps2.: minha agenda de amanhã será de reunião de time das 9h às 11h e depois treinamento a tarde toda (das 13h às 18h), já na quinta e sexta estará bem livre, então vou focar em criação de conteúdo, prospecção, análises de pipe e demandas da casa.
A combinação de lista + agenda + timeboxing (caixa de tempo) é poderosa, pois nos ajuda a separar um tempo específico para aquela atividade, e como sabemos o que precisamos fazer com base na nossa to-do list, fica fácil organizar e não procrastinar.
A ideia de ter tudo na agenda nos ajuda também a evitar a Lei de Parkinson.
E claro que surgirão imprevistos e nem todos os dias conseguiremos dar conta de tudo, e ta tudo bem… o importante é ter visibilidade das principais tarefas e finalizar o dia com o sentimento de que foi um bom dia e que as principais coisas estão encaminhadas.
Ps3.: eu constantemente uso a técnica do pomodoro .. a execução é bem simples: coloco um alarme para 45 minutos de atividade + 15 minutos de descanso. Nesse tempo apenas foco no que preciso fazer, sem me distrair com redes sociais, wpp etc.
E se você tem outras formas de se organizar, compartilha aqui nos comentários?
Ótima dia e até a próxima semana!