Essa é uma news escrita por Marcelo Mazzotti, diretor de Novos Negócios na Salesforce. Além de ser gestor de um time de 26 pessoas, ele também é criador de conteúdo e tem muitas ferramentas para ajudar profissionais de vendas a prospectar melhor. Confira mais em site - Marcelo.
Sabe aquela sensação de que o dia precisava ter 48 horas para dar conta de tudo?
Que a frase "não tenho tempo" virou seu sobrenome?
Pois é! Mas, e se eu te dissesse que, muitas vezes, essa falta de tempo é uma pequena (grande!) mentira que contamos para nós mesmos?
Eu não sou um especialista no assunto, mas sempre valorizei muito o meu tempo.
Então, ao longo dos anos, fui criando o meu próprio sistema, formado por um conjunto de ideias que peguei de outros sistemas ao longo da minha jornada.
Confie no Seu Sistema
Pense assim: se você anota um compromisso ou uma tarefa, é para esvaziar a mente e deixar que o sistema o lembre depois, certo? Se você não confia que vai olhar sua agenda ou sua lista, acaba guardando tudo na cabeça. Estresse na certa e a sensação de estar sempre apagando incêndios.
Vá ajustando o seu sistema, seja lá qual for, aos poucos. Não tente implementar algo extremamente complexo de uma só vez e encontre maneiras de se incentivar a usar o seu sistema. Exemplo: você pode colocar alarmes, post-its, etc.
Use a Regra dos 3 Minutos
Se uma tarefa leva menos de 3 minutos para ser concluída, FAÇA NA HORA.
Exemplo: responder a um e-mail rápido ou guardar um documento. Essas pequenas coisas, quando adiadas, viram uma montanha de pendências que sugam sua energia.
Resolveu na hora? Um item a menos na mente (e na lista).
Se vai demorar mais de 3 minutos, AGENDE UM HORÁRIO. Não adianta só jogar na lista de tarefas e esperar um milagre. Olhe para o seu calendário, veja onde essa tarefa se encaixa e bloqueie um tempo para ela. Se ao final do tempo agendado você não tiver terminado a tarefa, já agende um novo horário para ela.
Com o passar do tempo, você também aprimorará sua habilidade de estimar o tempo necessário para fazer cada tarefa.
Aproveite as Ferramentas
Eu uso apenas 2 ferramentas: Calendário (Google) e aplicativo de tarefas (Todoist). Ambas têm versão gratuita. P.S. Eu não estou sendo pago por nenhuma delas. 😢
Tento colocar o máximo das minhas atividades no calendário. Tanto na vida profissional, como na vida pessoal. Jantar com os amigos? Está no calendário. Treino de escalada? Está no calendário. Reuniões de trabalho? Estão no calendário. Tempo para fazer esta newsletter? Estava no calendário. Entrei em uma reunião e saiu uma tarefa que precisa ser entregue nos próximos 3 dias? Coloco, na hora, um espaço no calendário.
A ferramenta de tarefas me ajuda a acompanhar as tarefas recorrentes ou com um prazo. Exemplo: Acabei de renovar a minha CNH. Logo que peguei a nova, criei uma tarefa para receber um lembrete 3 meses antes do seu vencimento. Assim eu não preciso me preocupar. O meu check-up de saúde anual também está na lista de tarefas.
Uma vez que essas atividades aparecem na minha lista de tarefas do dia, eu as coloco no calendário. Exemplo: quando o meu check-up aparece na lista, reservo 15 minutos no calendário para ligar para o laboratório. Depois de ligar e agendar um dia para fazer o check-up, já crio um evento no calendário e também a tarefa para o próximo ano. Pronto, não preciso mais me preocupar.
Eu uso o meu calendário para dividir o meu tempo entre todas as atividades importantes. Quando sinto que vai faltar tempo ou acabo me estendendo mais do que o planejado em uma das atividades, simplesmente remanejo. Exemplo: eu tinha planejado dedicar 60 minutos para escrever essa newsletter, mas, acabei demorando 90 minutos. Peguei a atividade que estava logo em sequência e a movi para outro dia.
Sei que tudo o que preciso fazer ou já está no meu calendário ou, quando precisar tomar alguma ação, aparecerá na minha lista de tarefas.
Não é uma questão de tempo, mas sim de prioridade.
Até a próxima!
Muito bom, Fernanda! Obrigado por compartilhar!